a) PMO & GPP
La méthodologie proposée par ACADYS pour la mise en place du PMO et la gestion du programme / portefeuille de projets s’organise en 5 phases principales :
Phase 1 – Cadrage : Cadrer le chantier de la Gestion de Portefeuille de Projets
Phase 2 – Existant et Diagnostic : Identifier les forces et les faiblesses de l’existant et élaborer le diagnostic
Phase 3 – Développement et formalisation : Élaborer et formaliser l’ensemble des processus et des outils associés à la Gouvernance du SI et de la Gestion de Portefeuille de Projets
Phase 4 – Déploiement : Diffuser l’usage du modèle de la Gouvernance et de la Gestion de Portefeuille de Projets défini
Phase 5 – Accompagnement : Accompagner la Gestion de Portefeuille de Projets pour contrôler et piloter l’ensemble du schéma directeur de la DSI
D’une durée approximative de 150 jours, cette méthodologie est répartie entre tous les acteurs : les Consultants Acadys , la Direction Générale, les Directions Métiers et la DSI.
b) Accompagnement de Responsable de Gestion de Projets
Pour l’Accompagnement dans les tâches de Responsable de Gestion de Projets (GP), les objectifs sont d’accompagner l’équipe responsable
- Du programme en prenant la responsabilité de certains projets métiers ou techniques et du projet juridique.
- Des projets en prenant en charge un certain nombre d’activités transverses telles que la gestion des risques et la planification des projets.
- Du projet pilote dans la mise en œuvre du kit de Gestion de Projets du client.
c) Service de Management de Projets (SMP)
Il s’agit d’un service d’accompagnement que Acadys propose à toute organisation publique ou privée pour l’aider dans sa GP (Gestion de Projets) & GPP (Gestion de Portefeuille de Projets).
Cette entité a pour missions principales de :
- Professionnaliser les pratiques
- Participer au recrutement des responsables projet
- Développer les compétences
- Assister les chefs de projet
- S’assurer du bon déroulement des projets
- Gérer le Portefeuille Projets
Opérationnellement, le SMP contribue à :
- La réussite des projets en anticipant les risques et en identifiant les facteurs d’immobilisme
- Éviter les dérapages excessifs des plannings et budgets
Stratégiquement, le SMP contribue à :
- Augmenter le nombre de projets réussis, en proposant une méthodologie et en suivant le portefeuille projets
- Éviter l’allocation de budget et de ressources sur des projets non pertinents.
- Le rôle du SMP sur les 4 étapes du cycle de vie Projet étant :
- Apporter un support méthodologique et une aide à la décision dans la Stratégie Projets dans les phases Étude, Initialisation et Réalisation.
- Faire un Bilan projet (ce qui a été fait) et un Retour d’Expérience (REX : ce qui a été ressenti) dans la dernière phase de Capitalisation.
Mais aussi de définir les instances de pilotage avec les acteurs du Comité de Pilotage : Sponsor, Responsable Projet, Chef de Projet MOA, Chef de Projet MOE, membres du CODIR, partenaires ; leurs responsabilités et actions : présidence, animation, contribution, … ainsi que la fréquence des réunions et leurs objectifs :
Suivi d’avancement et du Planning
- Gérer la Performance et Budget
- Gérer la conduite du changement
- Gérer les Risques
- Gérer les ressources
- Gérer le(s) Partenaire(s)
- Gérer les contrats
- Faire l’arbitrage Opérationnel et Technique
- Suivi quotidien d’avancement des différents chantiers
- Résoudre les problèmes de livraison et d’avancement
- Surveiller les livrables et les indicateurs SLA
- Gérer les conflits
De même sur le même modèle, en Gestion de Portefeuille Projets, le SMP aura pour rôle sur les 4 phases principales :
d) Outils GP
Kit GP
Enfin, les outils du kit GP permettent au responsable du projet de prendre des décisions et d’agir en vue de l’atteinte d’un but qui concourt à la réalisation de ses objectifs stratégiques.
Ce sont des outils d’aide au management pour piloter, animer une équipe en développant une réflexion collective, et l’organiser en vue d’optimiser l’utilisation de ses ressources.
Ces outils incluent les documents de reporting, les documents d’analyse et de suivi des risques, les tableaux de bord de pilotage, les procédures de collecte d’information.
Diagnostic Management de Projets
ACADYS a développé un outil diagnostic « Flash » / audit sur la Gestion de Projets. Il consiste en une évaluation des pratiques concernant la gestion des projets comparée aux référentiels PMBOK 5th Edition, PRINCE 2 et COBIT 5.
Ce diagnostic de la maturité de la DSI en termes de management de projets porte sur les 12 dimensions suivantes : Méthodologie ; Initialisation ; Clôture et bénéfices ; Périmètre ; Délais ; Coûts ; Qualité ; Risques ; Ressources humaines ; Acquisitions ; Communication ; Parties prenantes
Méthode GP pour PMO : la méthode OSER
Cette méthode développée par Acadys est l’outil privilégié du PMO. Elle est utilisée au travers de matrices de portefeuille de projets sur 2 plans principaux :
L’Attractivité:
– basée sur la contribution des projets à la Stratégie d’entreprise (la création ou l’amélioration d’un service, les contraintes réglementaires ou techniques)
et à sa performance Économique
La Difficulté:
– dépendante du niveau du Risque associé et de la technique liés à la conception et à la réalisation des projets
ainsi que l’impact des nouvelles solutions sur l’Organisation
L’association de ces 4 critères permet de placer les projets selon la matrice OSER®
Et ainsi de déterminer très facilement leur priorité selon 4 grandes zones que sont Zones Prioritaires > Projets à enjeux > Projets neutres et enfin les Projets à éviter.
Et ainsi de déterminer très facilement leur priorité selon 4 grandes zones que sont Zones Prioritaires > Projets à enjeux > Projets neutres et enfin les Projets à éviter.
